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E-Mail-Konten

Die Einrichtung der E-Mail-Konten ist Voraussetzung, um E-Mails über das CommCenter einlesen und versenden zu können. Business Central stellt hierfür standardmäßig Funktionen zur Konfiguration von E-Mail-Konten bereit. Die allgemeine Einrichtung ist in der Business Central Dokumentation beschrieben.

Hinweise zur Einrichtung

Standardmäßig unterstützt Business Central drei Arten von E-Mail-Konten:

  • Microsoft 365
  • Aktueller Benutzer
  • SMTP

Für den Versand von E-Mails empfiehlt sich ein SMTP-Dienst, der für den Massenversand optimiert ist. Das Einlesen von E-Mails in das CommCenter ist ausschließlich über ein Exchange Online-Konto mithilfe der Graph API möglich.

Soll eine E-Mail-Adresse im CommCenter sowohl zum Senden als auch zum Einlesen von E-Mails genutzt werden, genügt in Business Central die Einrichtung eines einzigen SMTP-E-Mail-Kontos. Die zusätzlichen Angaben für den Abruf eingehender E-Mails werden anschließend über die CommCenter-spezifische Einrichtung am E-Mail-Konto hinterlegt.

Versandlimits

Exchange Online (Microsoft 365)

  • Empfängerlimit pro Tag: maximal 10.000 Empfänger innerhalb von 24 Stunden
  • Empfängerlimit pro Nachricht: bis zu 1.000 Empfänger in An/Cc/Bcc (anpassbar)
  • Nachrichtenlimit pro Minute: maximal 30 Nachrichten

Diese Werte können sich ändern und je nach Lizenzplan abweichen. Im Zweifel sollten die aktuellen Grenzwerte in der offiziellen Microsoft-Dokumentation zu Exchange-Online-Limits beauskunftet werden.

SMTP

Für SMTP-Konten gibt es kein pauschales, einheitliches Versandlimit. Die zulässige Anzahl an E-Mails bzw. Empfängern hängt vom jeweils eingesetzten SMTP-Dienst ab. Die konkreten Limits sollten beim jeweiligen Provider erfragt bzw. dessen Dokumentation entnommen werden.

Einlesen von E-Mails

Die folgenden Informationen sind nur für E-Mail-Konten relevant, deren E-Mails in das CommCenter eingelesen werden sollen.

App-Registrierung in Business Central

Nachdem die Microsoft Entra App Registrierung erfolgreich angelegt wurde, muss sie für das Einlesen von E-Mails in Business Central hinterlegt werden.

Über die Seite [Eingehende E-Mail-API-Registrierung] können eine oder mehrere Entra App Registrierungen authentifiziert werden. Je Registrierung werden dabei die Client-ID, das Client Secret bzw. der geheime Clientschlüssel sowie die Tenant ID benötigt. Über die Aktion [Registrierung prüfen] kann die Authentifizierung getestet werden. So lässt sich sicherstellen, dass die Registrierung korrekt eingerichtet wurde. Das Feld [Standard] gibt die Standardregistrierung an, die für die Authentifizierung aller E-Mail-Konten verwendet werden soll, bei denen keine Registrierung hinterlegt ist.

Eigenständige App-Registrierung

Wird für den Versand von E-Mails der Microsoft 365-Connector (Exchange Online) genutzt, ist in Business Central sowohl für ausgehende als auch für eingehende E-Mails eine eigene Einrichtung erforderlich. Beide Einrichtungen sind unabhängig voneinander und müssen separat gepflegt werden. In Azure kann dagegen eine einzelne App-Registrierung mit den benötigten Berechtigungen beide Szenarien abdecken.

Läuft das Client Secret dieser App-Registrierung ab, muss es erneuert werden. Wird dieselbe Registrierung sowohl für den Versand über den Microsoft 365-Connector als auch für das Einlesen eingehender E-Mails genutzt, ist das neue Secret in beiden Einrichtungen in Business Central zu hinterlegen. Die Erneuerung erfolgt über die Seite [E-Mail-Konten] und die dort vorgesehenen Aktionen für die E-Mail-API-Einrichtung.

Einrichtung für eingehende E-Mails

Über die Aktion [Einrichtung für eingehende E-Mails] auf der Seite [E-Mail-Konten] werden alle Einstellungen vorgenommen, die für das Einlesen von E-Mails des jeweiligen E-Mail-Kontos erforderlich sind.

Aktivieren des Abrufs

Über die Aktion [Aktivieren und Verbindung testen] wird der Abruf von E-Mails aus dem Konto aktiviert. Nur aktive Konten werden vom CommCenter berücksichtigt.

Ist für das Konto noch kein Delta Link hinterlegt, wird dieser automatisch gesetzt. Beim ersten Abruf der E-Mails aus dem Posteingang wird die in der CommCenter Einrichtung hinterlegte Datumsformel für das Einlesen ab einem bestimmten Datum berücksichtigt. Anschließend werden über den Delta Link nur noch neuere E-Mails abgerufen. Mit jedem Abruf wird der Delta Link automatisch erneuert.

Ist in der CommCenter Einrichtung keine Datumsformel angegeben, werden alle E-Mails aus dem Posteingang eingelesen.

Über das Feld [Zuständigkeitseinheit] wird festgelegt, welcher Einheit die eingehenden E-Mails zugewiesen werden. Im Feld [Eingeh. E-Mail-API-Reg.-Code] kann eine Eingehende E-Mail-API-Registrierung hinterlegt werden. Bleibt das Feld leer, wird die Standardregistrierung verwendet.

Der Delta Link ermöglicht es, nur die E-Mails abzurufen, die seit dem letzten Abruf hinzugekommen sind. Außerdem können große Mengen von E-Mails in mehreren Durchläufen eingelesen werden. Dies ist insbesondere bei großen Postfächern sinnvoll, da der Abruf dadurch performanter verarbeitet werden kann.

Eingelesene E-Mails müssen im Postfach nicht in einen speziellen Ordner verschoben werden. Über die Aktion [Delta Link zurücksetzen] kann ein bestehender Delta Link zurückgesetzt werden. Dies kann jedoch dazu führen, dass bereits eingelesene E-Mails erneut eingelesen werden.

Der Delta Link hat eine Lebensdauer von 7 Tagen. Innerhalb dieses Zeitraums muss er durch den Abruf neuer E-Mails erneuert werden.

Benutzer E-Mail-Konten

Die Zuordnung der Anwender zu den einzelnen Konten definiert, welche E-Mails im „eigenen“ CommCenter angezeigt werden. Diese Einrichtung erfolgt über die Benutzer E-Mail-Konten und wird über die Seite [E-Mail-Konten] aufgerufen: