CommCenter Szenarien
Die CommCenter-Szenarien steuern den E-Mail-Versand aus Microsoft Dynamics 365 Business Central. Hier wird beschrieben, wie diese Szenarien korrekt konfiguriert werden, damit E-Mails gezielt, nachvollziehbar und kontrolliert versendet werden.
Ein Szenario legt fest, für welchen Vorgang oder Beleg eine E-Mail erstellt wird — zum Beispiel für Auftragseingangsbestätigungen, Rechnungen, Versandbestätigungen oder Einkaufsbestellungen. Über die Einrichtung wird gesteuert, wann ein Szenario verwendet wird, welche Vorlage zum Einsatz kommt und unter welchen Bedingungen der Versand erfolgen darf.
Dabei ist zu beachten, dass die Szenarien zunächst mithilfe der Filter im Szenarienkopf verarbeitet werden. Diese Filter bilden die erste Bedingungsebene und entscheiden, ob ein Szenario grundsätzlich aktiv wird. Erst danach greifen die Bedingungen innerhalb des Szenarios.
Deshalb sollten die Filter im Kopfbereich sorgfältig gewählt werden. So lässt sich vermeiden, dass ein Szenario zu früh, für den falschen Vorgang oder unbeabsichtigt einen E-Mail-Versand auslöst.
Auftragseingang
Das Szenario Auftragseingang wird für den Versand von Auftragseingangsbestätigungen zu Verkaufsaufträgen verwendet.
Innerhalb des Szenarios können unterschiedliche E-Mail-Texte oder Vorlagen hinterlegt werden, zum Beispiel abhängig von Sprache, Zahlungsbedingung, Vorauszahlung oder Kundengruppe. Dadurch lassen sich allgemeine Bestätigungstexte ebenso abbilden wie besondere Hinweise zu einzelnen Auftragssituationen.
Im Szenarienkopf sollte das Szenario auf Verkaufsaufträge eingegrenzt werden. Detailentscheidungen, etwa welcher Text bei welcher Zahlungsbedingung verwendet wird, erfolgen über die Bedingungen des Szenarios.
| Szenario | Auftragseingang |
|---|---|
| Tabellennr. | 36 |
| Tabellenname | Verkaufskopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623592 |
| Berichtsname | Verkaufskopf Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Hinweis:
Da die CommCenter-Szenarien bereits auf Basis der Filter im Szenarienkopf aktiviert werden, sollte in diesem Szenario unbedingt ein Filter auf den Status Verkaufsauftrag <> Offen gesetzt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass unmittelbar nach Erstellung eines Auftrags – bevor alle relevanten Daten vorhanden sind – bereits eine E-Mail versendet wird. Weitere Differenzierungen, wie z. B. eine spezifische Nachricht für den Status „Vorauszahlung ausstehend“, können dann gezielt in den Bedingungen des Szenarios vorgenommen werden.
Verkaufsrechnung
Das Szenario Verkaufsrechnung wird für den E-Mail-Versand gebuchter Verkaufsrechnungen verwendet.
Innerhalb des Szenarios können unterschiedliche E-Mail-Texte oder Vorlagen hinterlegt werden, zum Beispiel abhängig von Sprache, Zahlungsbedingung, Zahlungsstatus oder Kundengruppe. So kann bei einem Kauf auf Rechnung ein Text mit Bankverbindung, Fälligkeitsdatum und Zahlungshinweis verwendet werden. Bei einer bereits bezahlten Rechnung, zum Beispiel nach Kreditkartenzahlung, kann stattdessen darauf hingewiesen werden, dass keine weitere Zahlung erforderlich ist.
Im Szenarienkopf sollte das Szenario auf gebuchte Verkaufsrechnungen eingegrenzt werden. Weitere fachliche Unterscheidungen, etwa nach Zahlungsbedingung oder Zahlungsstatus, erfolgen über die Bedingungen innerhalb des Szenarios.
Der Versand kann automatisch nach der Buchung erfolgen oder manuell aus der gebuchten Verkaufsrechnung heraus ausgelöst werden. Um einen unbeabsichtigten Mehrfachversand zu vermeiden, kann festgelegt werden, dass ein Beleg nur einmal versendet werden darf.
| Szenario | Verkaufsrechnung |
|---|---|
| Tabellennr. | 112 |
| Tabellenname | Verkaufsrechnungskopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623587 |
| Berichtsname | Verkaufsrechnungskopf Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Verkaufslieferung
Das Szenario Verkaufslieferung wird für den E-Mail-Versand von Versandbenachrichtigungen zu gebuchten Verkaufslieferungen verwendet.
Innerhalb des Szenarios können unterschiedliche E-Mail-Texte oder Vorlagen hinterlegt werden, zum Beispiel abhängig von Sprache, Versandart, Zusteller, Lieferland oder Kundengruppe. Sofern entsprechende Versandinformationen verfügbar sind, kann die Nachricht Angaben zur Sendungsnummer, zum Versanddienstleister oder zu einem Tracking-Link enthalten.
Im Szenarienkopf sollte das Szenario auf gebuchte Verkaufslieferungen eingegrenzt werden. Weitere fachliche Unterscheidungen, etwa nach Versandart oder Zusteller, erfolgen über die Bedingungen innerhalb des Szenarios.
Der Versand kann automatisch nach der Buchung der Verkaufslieferung erfolgen oder manuell aus der gebuchten Verkaufslieferung heraus ausgelöst werden. Bei Teillieferungen kann je gebuchter Lieferung eine eigene Versandbenachrichtigung versendet werden.
| Szenario | Verkaufslieferung |
|---|---|
| Tabellennr. | 110 |
| Tabellenname | Verkaufslieferkopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623598 |
| Berichtsname | Verkaufslieferkopf Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Mahnung
Das Szenario Mahnung dient dazu, zuvor erstellte und registrierte Mahnungen per E-Mail an den Kunden zu versenden.
Im Businss-Central-Standard besteht die Basisfunktionalität, Mahnungen zu erzeugen. Diese können anschließend über das CommCenter-Szenario an den Kunden versendet werden.
| Szenario | Mahnung |
|---|---|
| Tabellennr. | 297 |
| Tabellenname | Registrierter Mahnungskopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623588 |
| Berichtsname | Registrierter Mahnungskopf Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Mit der neueren Funktion der Mahnungsautomatisierung lassen sich Mahnungen alternativ automatisch erstellen und – falls gewünscht – auch direkt versenden, inklusive Anhang der betroffenen Belege.
Das CommCenter kann dabei anstelle des Standardversands genutzt werden, um die erstellten Mahnungen zu versenden. Wenn die Mahnungsautomatisierung eingesetzt wird, gibt es zwei Optionen:
- Die Mahnungen werden automatisch erstellt und anschließend über das CommCenter versendet (dazu muss der Versand im Standard deaktiviert sein).
- Die Mahnungen werden automatisch erstellt und direkt im Standard versendet.
Soll der Versand über das CommCenter erfolgen, ist im Szenario die [Individuelle Szenario-Einrichtung] auf „Mahnung“ einzustellen; anschließend steht auch die Aktion [Individuelle Szenarioeinrichtung] zur Verfügung. Darin kann festgelegt werden, ob die zugehörigen Rechnungsbelege an die Mahnung angehängt werden sollen und welches Berichtslayout verwendet wird. Auf diese Weise ist der Versand der automatisch erzeugten Mahnungen inklusive der betroffenen Belege möglich.
Hinweis:
Für den Versand von Mahnungen muss vorab entschieden werden, welcher Weg genutzt werden soll:
- Standarderzeugung mit Versand über das CommCenter-Szenario
- Automatische Erzeugung über die Mahnungsautomatisierung mit Versand über das CommCenter (Standardversand deaktiviert)
- Automatische Erzeugung und Versand vollständig über die Mahnungsautomatisierung
Verkaufsangebot
Das Szenario Verkaufsangebot ermöglicht es, dem Kunden das Verkaufsangebot per E-Mail zukommen zu lassen.
| Szenario | Verkaufsangebot |
|---|---|
| Tabellennr. | 36 |
| Tabellenname | Verkaufskopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623592 |
| Berichtsname | Verkaufskopf Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Hinweis:
Da die CommCenter-Szenarien bereits auf Basis der Filter im Szenarienkopf aktiviert werden, sollte in diesem Szenario unbedingt ein Filter auf den Status Verkaufsangebot = Freigegeben gesetzt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass unmittelbar nach Erstellung eines Angebots – bevor alle relevanten Informationen geprüft oder ergänzt wurden – bereits eine E-Mail versendet wird.
Reklamationsbestätigung
Das Szenario Reklamationsbestätigung wird für den E-Mail-Versand von Bestätigungen zu Verkaufsreklamationen verwendet.
Es kann beispielsweise genutzt werden, um dem Kunden den Eingang einer angekündigten Retoure oder Reklamation zu bestätigen. Der Versand kann manuell aus der Verkaufsreklamation heraus erfolgen oder, je nach Einrichtung, automatisiert ausgelöst werden.
Innerhalb des Szenarios können unterschiedliche E-Mail-Texte oder Vorlagen hinterlegt werden, zum Beispiel abhängig von Sprache, Debitor, Kundengruppe oder anderen Informationen aus dem Verkaufskopf. Der Reklamationsgrund kann in der E-Mail ausgegeben werden, sofern er in den Zeilen der Verkaufsreklamation gepflegt ist.
Da der Reklamationsgrund in Business Central auf Zeilenebene geführt wird, eignet er sich nicht als direkte Bedingung zur Auswahl unterschiedlicher Szenariotexte im Kopfbereich.
| Szenario | Reklamationsbestätigung |
|---|---|
| Tabellennr. | 36 |
| Tabellenname | Verkaufskopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623592 |
| Berichtsname | Verkaufskopf Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Zahlungseingang
Das Szenario Zahlungseingang dient dazu, Kunden den Eingang ihrer Zahlung per E-Mail zu bestätigen. Grundlage sind Debitorenposten, bei denen Rechnungen durch eine Zahlung ausgeglichen wurden. Diese werden zu „Zahlungsbenachrichtigungen“ zusammengefasst und anschließend über das CommunicationCenter versendet.
Für das Szenario ist eine zusätzliche Einrichtung im CommunicationCenter erforderlich. Dabei wird unter anderem festgelegt, ob Zahlungsbenachrichtigungen erstellt werden sollen und ab welchem Datum Debitorenposten berücksichtigt werden. Außerdem muss an der Zahlungsform eingerichtet werden, ob für Zahlungen dieser Art Benachrichtigungen versendet werden sollen.
Die ausführliche Einrichtung und Verarbeitung wird im gesonderten Artikel Zahlungseingang beschrieben.
| Szenario | Zahlungseingang |
|---|---|
| Tabellennr. | 71623632 |
| Tabellenname | Zahlungsbenachrichtigungskopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623599 |
| Berichtsname | Zahlungsbenachrichtigung |
| Interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | nein |
Einkaufsbestellung
Das Szenario Einkaufsbestellung dient dazu, Bestellungen per E-Mail an den jeweiligen Lieferanten zu senden. Der Versand kann sowohl automatisiert erfolgen als auch manuell direkt aus der Einkaufsbestellung heraus.
Für den automatisierten Versand empfiehlt es sich, im Szenario auf den Status „Freigegeben“ zu filtern, damit nur endgültig geprüfte Bestellungen versendet werden. Zusätzlich sollte auf die Belegart „Bestellung“ gefiltert werden, da andernfalls auch andere Einkaufsbelege berücksichtigt würden. Über die Bedingungen lässt sich der Nachrichtentext außerdem differenzieren, beispielsweise nach Sprache oder besonderen Vorgaben einzelner Lieferanten.
In der Praxis wird die Einkaufsbestellung häufig manuell versendet. So behalten die Einkäufer die volle Kontrolle über den Versandzeitpunkt und können sicherstellen, dass eventuell noch notwendige Absprachen mit dem Lieferanten getroffen oder spezielle Hinweise ergänzt werden. Gerade wenn eine Bestellbestätigung des Lieferanten erwartet wird, ist ein manueller Versand oft der bevorzugte Weg.
| Szenario | Einkaufsbestellung |
|---|---|
| Tabellennr. | 38 |
| Tabellenname | Einkaufskopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623590 |
| Berichtsname | Einkaufskopf Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Einkaufsanfrage
Das Szenario Einkaufsanfrage dient dazu, Anfragen per E-Mail an potenzielle oder bestehende Lieferanten zu senden. Es kann genutzt werden, um Preis- und Lieferinformationen zu bestimmten Artikeln oder Mengen einzuholen. Der Versand kann sowohl automatisiert erfolgen als auch manuell direkt aus der Einkaufsanfrage heraus.
Für den automatisierten Versand empfiehlt es sich, im Szenario auf den Status „Freigegeben“ zu filtern, damit nur geprüfte Anfragen versendet werden. Zusätzlich sollte auf die Belegart „Anfrage“ gefiltert werden, da andernfalls auch andere Einkaufsbelege berücksichtigt würden. Über die Bedingungen lässt sich der Nachrichtentext außerdem anpassen, beispielsweise nach Sprache oder besonderen Anforderungen einzelner Lieferanten.
In der Praxis erfolgt der Versand häufig manuell, da so der Zeitpunkt flexibel gewählt und eventuelle Zusatzinformationen oder Rückfragen direkt ergänzt werden können. Auf diese Weise behalten die Einkäufer die volle Kontrolle über den Kommunikationsprozess mit dem Lieferanten.
| Szenario | Einkaufsanfrage |
|---|---|
| Tabellennr. | 38 |
| Tabellenname | Einkaufskopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623590 |
| Berichtsname | Einkaufskopf Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Einkaufsreklamation
Das Szenario Einkaufsreklamation dient dazu, Reklamationen an Lieferanten per E-Mail zu übermitteln, beispielsweise wenn gelieferte Ware fehlerhaft, unvollständig oder verspätet eingetroffen ist. Der Versand kann sowohl automatisiert erfolgen als auch manuell direkt aus der Einkaufsreklamation heraus.
Für den automatisierten Versand empfiehlt es sich, im Szenario auf den Status „Freigegeben“ zu filtern, damit nur geprüfte Reklamationen versendet werden. Zusätzlich sollte auf die Belegart „Reklamation“ gefiltert werden, da andernfalls alle Einkaufsbelege einbezogen würden. Über Bedingungen lassen sich die Nachrichtentexte an den jeweiligen Lieferanten anpassen, etwa abhängig von der Reklamationsart oder der Sprache.
In der Praxis erfolgt der Versand häufig manuell, um den Zeitpunkt individuell zu steuern und gegebenenfalls zusätzliche Hinweise oder Rückfragen an den Lieferanten zu ergänzen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen zur betroffenen Lieferung vollständig und nachvollziehbar übermittelt werden.
| Szenario | Einkaufsreklamation |
|---|---|
| Tabellennr. | 38 |
| Tabellenname | Einkaufskopf |
| Platzhalter-Report-ID | 71623590 |
| Berichtsname | Einkaufskopf Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
E-Mail an Kontakt
Das Szenario Email an Kontakt wird für den manuellen E-Mail-Versand direkt aus der Kontaktkarte verwendet.
Es ermöglicht, aus einem Kontakt heraus eine E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse zu erstellen. Das Szenario ist ausschließlich für den interaktiven Versand vorgesehen; eine automatische Verarbeitung findet nicht statt.
| Szenario | Email an Kontakt |
|---|---|
| Tabellennr. | 5050 |
| Tabellenname | Kontakt |
| Platzhalter-Report-ID | 71623584 |
| Berichtsname | Kontakt Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
E-Mail an Debitor
Das Szenario Email an Debitor wird für den manuellen E-Mail-Versand direkt aus der Debitorenkarte verwendet.
Es ermöglicht, aus einem Debitor heraus eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden zu erstellen. Das Szenario ist ausschließlich für den interaktiven Versand vorgesehen; eine automatische Verarbeitung findet nicht statt.
| Szenario | Email an Debitor |
|---|---|
| Tabellennr. | 18 |
| Tabellenname | Debitor |
| Platzhalter-Report-ID | 71623578 |
| Berichtsname | Debitor Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
E-Mail an Kreditor
Das Szenario Email an Kreditor wird für den manuellen E-Mail-Versand direkt aus der Kreditorenkarte verwendet.
Es ermöglicht, aus einem Kreditor heraus eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Lieferanten zu erstellen. Das Szenario ist ausschließlich für den interaktiven Versand vorgesehen; eine automatische Verarbeitung findet nicht statt.
| Szenario | Email an Kreditor |
|---|---|
| Tabellennr. | 23 |
| Tabellenname | Kreditor |
| Platzhalter-Report-ID | 71623582 |
| Berichtsname | Kreditor Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Antworten aus CommCenter
Das Szenario Antworten aus CommCenter wird für den manuellen E-Mail-Versand beim Beantworten eingehender E-Mails im CommCenter verwendet.
Es ermöglicht, direkt aus einer eingehenden Kommunikation heraus eine Antwort an den ursprünglichen Absender zu erstellen. Das Szenario ist ausschließlich für den interaktiven Versand vorgesehen; eine automatische Verarbeitung findet nicht statt.
| Szenario | Antworten aus CommCenter |
|---|---|
| Tabellennr. | 71623590 |
| Tabellenname | Eingehende Kommunikation |
| Platzhalter-Report-ID | 71623581 |
| Berichtsname | Eingehende Kommunikation Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Weiterleiten aus CommCenter
Das Szenario Weiterleiten aus CommCenter wird für den manuellen E-Mail-Versand beim Weiterleiten eingehender E-Mails im CommCenter verwendet.
Es ermöglicht, direkt aus einer eingehenden Kommunikation heraus eine Weiterleitung an einen oder mehrere Empfänger zu erstellen. Das Szenario ist ausschließlich für den interaktiven Versand vorgesehen; eine automatische Verarbeitung findet nicht statt.
| Szenario | Weiterleiten aus CommCenter |
|---|---|
| Tabellennr. | 71623590 |
| Tabellenname | Eingehende Kommunikation |
| Platzhalter-Report-ID | 71623581 |
| Berichtsname | Eingehende Kommunikation Benachrichtigungsdatenquelle |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Antworten aus CommCenter Archiv
Das Szenario Antworten aus dem CommCenter-Archiv wird für den manuellen E-Mail-Versand beim Beantworten bereits archivierter E-Mails verwendet.
Es ermöglicht, direkt aus einem Eintrag im CommCenter Archiv heraus eine Antwort an den ursprünglichen Absender zu erstellen. Der Text der ursprünglichen E-Mail kann dabei als Grundlage geladen und vor dem Versand ergänzt werden. Das Szenario ist ausschließlich für den interaktiven Versand vorgesehen; eine automatische Verarbeitung findet nicht statt.
| Szenario | Antworten aus CommCenter Archiv |
|---|---|
| Tabellennr. | 71623589 |
| Tabellenname | CommCenter Archiv |
| Platzhalter-Report-ID | 71623583 |
| Berichtsname | Layout für CommCenter Archiv |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Weiterleiten aus CommCenter Archiv
Das Szenario Weiterleiten aus dem CommCenter-Archiv wird für den manuellen E-Mail-Versand beim Weiterleiten bereits archivierter E-Mails verwendet.
Es ermöglicht, direkt aus einem Eintrag im CommCenter Archiv heraus eine Weiterleitung an einen oder mehrere Empfänger zu erstellen. Der Text der ursprünglichen E-Mail kann dabei als Grundlage geladen und vor dem Versand ergänzt werden. Das Szenario ist ausschließlich für den interaktiven Versand vorgesehen; eine automatische Verarbeitung findet nicht statt.
| Szenario | Weiterleiten aus CommCenter Archiv |
|---|---|
| Tabellennr. | 71623589 |
| Tabellenname | CommCenter Archiv |
| Platzhalter-Report-ID | 71623583 |
| Berichtsname | Layout für CommCenter Archiv |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Erneut senden aus CommCenter Archiv
Das Szenario Erneut senden aus CommCenter-Archiv wird für den manuellen E-Mail-Versand beim erneuten Senden bereits archivierter E-Mails verwendet.
Es ermöglicht, eine im CommCenter Archiv abgelegte E-Mail erneut zu versenden, zum Beispiel wenn eine Nachricht den Empfänger nicht erreicht hat oder nachträglich noch einmal zugestellt werden soll. Da der Versand aus einem archivierten Datensatz erfolgt, ist das Szenario ausschließlich für den interaktiven Versand vorgesehen; eine automatische Verarbeitung findet nicht statt.
Für den Betreff der E-Mail kann in den Bedingungen der Platzhalter Betreff verwendet werden, um den ursprünglichen Betreff des archivierten Vorgangs automatisch zu übernehmen.
| Szenario | Erneut senden aus CommCenter Archiv |
|---|---|
| Tabellennr. | 71623589 |
| Tabellenname | CommCenter Archiv |
| Platzhalter-Report-ID | 71623583 |
| Berichtsname | Layout für CommCenter Archiv |
| interaktiver Versand aus dem Beleg möglich | ja |
Signatur
Die Signatur ist kein eigenständiges Szenario, sondern wird innerhalb der Szenarien eingebunden. Grundlage der Signatur bildet jeweils ein Platzhalter-Report, der die Daten des Verkäufers/Einkäufers.
| Platzhalter-Report-ID | Berichtsname | Tabelle Basis |
|---|---|---|
| 71623595 | Verkäufer/Einkäufer Benachrichtigungsdatenquelle | Verkäufer/Einkäufer |
Die Zuordnung erfolgt z. B. über den [Signaturcode], der in den Bedingungen des Szenarios hinterlegt wird. In der erzeugten E-Mail erscheint die Signatur anschließend automatisch unterhalb des eigentlichen Nachrichtentextes. Durch die Definition in den Bedingungen können mehrere unterschiedliche Signaturen hinterlegt und je nach Benutzer zugewiesen werden.
Weitere Details zur Einrichtung sind hier beschrieben.