DMS Buchblattintegration

Allgemein

Über die Buchblätter können in BC weitere Transaktionen durchgeführt werden, zum Beispiel das Buchen einer Rechnung/Gutschrift. Typischerweise gibt es Einkaufs-Buchblätter und Fibu-Buchblätter. Weitere Informationen zu Fibu-Buchblättern finden Sie hier von Microsoft.

In der Ansicht der Buchblätter ist die Integration der M-Files Dropbox gegeben. So kann vor dem Buchen eines Belegs zusätzlich zur Auswahl des Dokuments über den DMS Belegeingang auch manuell ein neues Dokument der Zeile zugeordnet werden.

Das Dokument kann per Drag&Drop hochgeladen werden.

Es öffnet sich ein Fenster in dem ausgewählt werden kann welche Dokumentklasse das hinzugefügte Dokument bekommen soll. Die Einrichtung erfolgt in der Tabelleneinrichtung.

Das hochgeladene Dokument ist vor dem Buchen mit der Buchblattzeile verknüpft, die Verknüpfung zu der Buchblattzeile wird nach dem Buchen wieder gelöst und der entsprechende Beleg ist mit dem jeweiligen Sach-, Kreditoren- und/oder Debitorenposten verknüpft.

Wenn ein Dokument falsch hochgeladen oder klassifiziert wurde, kann die Zeile gelöscht und neu erstellt werden. Durch das Löschen löst sich auch die Verknüpfung des Dokuments zur Buchblattzeile und das Dokument wird gelöscht. Daraufhin kann das Dokument neu an die Zeile hochgeladen werden.

Wenn eine Zeile gebucht wurde, findet man die Buchung in den entsprechenden Posten wieder, je nachdem welche Transaktionen man über die Buchblätter durchgeführt hat. In unserem Fall finden wir die Buchung in den Kreditorenposten sowie den Sachposten wieder, da ein EK-Beleg gebucht wurde. An jedem Posten erscheint nun auch das zuvor hochgeladene Dokument, da die Verknüpfung über die Transaktionsnummer erfolgt. Eine besondere Einrichtung für die Verlinkung ist nicht notwendig.

DMS M-Files Tabelleneinrichtung für die Buchblattintegration

In der Tabelleneinrichtung müssen alle Tabellen eingerichtet sein, an denen Dokumente angezeigt werden sollen. Speziell für die Nutzung der Buchblätter sind die Einrichtungen für das Buchblatt (Tabelle 81), die Kreditorenposten (Tabelle 25) und Sachposten (Tabelle 17) erforderlich.

Sollte das Buchblatt auch debitorseitig genutzt werden, muss die Einrichtung entsprechend vorgenommen werden. Hierfür wird zusätzlich zu der zuvor beschriebenen Einrichtung auch noch die Einrichtung für die Debitorenposten (Tabelle 21) vorgenommen.

Wichtig ist, dass die Dokumentklasseneinrichtung bei den relevanten Tabellen die gleichen Dokumentklassen beinhaltet, beispielhaft könnten das zum Beispiel EK-Rechnung oder EK-Schriftverkehr sein. Die Einrichtung dieser Klassen kann jedoch individuell gestaltet werden, sodass die gewünschten Dokumentklassen beim Hochladen eines Dokuments ausgewählt werden können. Das Eigenschaften-Mapping wird wie gewohnt vorgenommen. Die Objektklasseneinrichtung kann hier erst einmal vernachlässigt werden.

Hinweis

• Wenn Sie eine neue erste Zeile im Buchblatt anlegen, erscheint die Dropbox nicht direkt. Dafür muss die angelegte Zeile einmal verlassen werden. Sobald man wieder auf der ursprünglichen Zeile steht und die Seite automatisch aktualisiert, erscheint rechts wie gewohnt die Dropbox.
• Sie können mehrere Belege einer Buchung zuordnen, in den gebuchten Posten erscheinen diese entsprechend.