Übersicht

Allgemeine Informationen

Bei der DMS Factbox (auch Dropform oder Infobox genannt) handelt es sich um eine Darstellung Ihrer DMS Dokumente in Form einer Baumstruktur. Die Factbox-Fläche kann genutzt werden, um Dateien per Drag-and-Drop in M-Files zu übertragen. In Business Central verbleibt daraufhin lediglich der Hyperlink über die Kartenansicht.

Die Grundlage für die entsprechenden Metadaten bildet dabei der jeweilige Datensatz, den der Anwender ausgewählt hat (z. B. der entsprechende Verkaufsauftrag der Blütenhaus GmbH im untenstehenden Bild).

Die DMS Infobox listet alle bereits hochgeladenen Dokumente auf. Neue Dokumente können per Drag-and-Drop oder über das Hochladesymbol sowie über die Business Central-Funktionen Bestätigung drucken, Freigeben und Buchen (konfigurierbar über die DMS PDF-Reportarchivierung oder durch individuelle Anpassungen) an Ihr M-Files gesendet werden.

Struktur der Dropform

Die DMS Infobox setzt sich aus den folgenden Komponenten zusammen:

1. Aktionsleiste - diese stellt mehrere Buttons zur Verfügung (von links nach rechts):

   • Weitere Optionen anzeigen - dieser Button bietet weitere Optionen in Form eines Dropdown-Menüs. Die Optionen werden weiter unten erklärt.

   • Sortierungsoptionen anzeigen - dieser Button bietet Sortierungsoptionen in Form eines Dropdown-Menüs:

     • Gruppierung

       • Aufsteigend/Absteigend (Alphabetisch) (Toggle) - sortiert beide Gruppierungsebenen alphabetisch aufsteigend bzw. absteigend
       • M-Files Klassengruppen-Reihenfolge (Toggle) - übernimmt die Sortierung der Gruppierungsebenen aus M-Files

       Gruppierungsebene

       Gruppierungsebenen und ihre Kombinationen sind weiter unten auf dieser Seite erklärt.

     • Dokumente

       • Aufsteigend/Absteigend (Zuletzt geändert am) (Toggle) - sortiert die Dokumente aufsteigend bzw. absteigend nach deren Eigenschaft "Zuletzt geändert am"
       • Aufsteigend/Absteigend (Erstellt am) (Toggle) - sortiert die Dokumente aufsteigend bzw. absteigend nach deren Eigenschaft "Erstellt am"

   • Erweiterte Ansicht öffnen - öffnet die erweiterte Ansicht in einem neuen BC-Fenster.

   • Dokument hochladen - öffnet eine Dateiablage als Dialogfenster. Dort kann entweder eine Datei direkt hingezogen oder aus dem lokalen Rechner ausgewählt werden.

2. Suchfeld - ermöglicht die Dokumentensuche innerhalb der DMS Factbox.

   Suchen

   • Gesucht wird anhand des kompletten Dokumenten-Anzeigetextes. D.h. es kann auch nach Dateinamenerweiterungen (Dateitypen), Dokumenten- oder Workflowstatus gesucht werden.
   • Die Dateiinhalte können nicht über das Suchfeld durchsucht werden.

3. Anzeige-/Hochladebereich - dieser Bereich nimmt den meisten Platz in der DMS Factbox. Hier werden Ihre DMS Dokumente und ggf. ihr Workflowstatus angezeigt. Sie werden je nach persönlichen Einstellungen in einer oder zwei Ebenen gruppiert und chronologisch sortiert. Die ganze DMS Factbox agiert außerdem als Hochladebereich und ermöglicht damit das einfache Ablegen von Dokumenten per Drag-and-Drop.

4. Slider - der Slider ermöglicht die Anpassung der Infoboxbereichsbreite (und u.a. die Breite der Dropform) nach eigenem Wunsch. Der Slider ist mit der Dropform verknüpft und wird nur auf Seiten angezeigt, wo die Dropform integriert, geladen und aktiv ist.

Weitere Optionen (Dropdown-Menü)

Das Dropdown-Menü ist mithilfe von Überschriften in mehrere Aktionskategorien unterteilt:

• Belegeingang
  • Barcode zuordnen - Es wird einer Liste mit verfügbaren Barcodes geöffnet. Aus dieser Liste kann der Barcode ausgewählt werden, welcher dem aktuellen Datensatz zugeordnet werden soll.
  • Barcode erzeugen - Erstellt einen Barcode für den ausgewählten Datensatz. Beim Importieren eines Dokumentes über den DMS Belegeingang, kann das Dokument automatisch dem Datensatz zugeordnet werden.
• Workflow
  • Alle Workflow-Status aktualisieren - aktualisiert alle Dokumente, die mit einem Workflowstatus verknüpft sind.
• M-Files
  • M-Files Objekt öffnen - wenn es ein Objekt zum aktuellen BC-Datensatz in M-Files gibt, wird es beim Ausführen dieser Aktion in M-Files geöffnet.
• Ansicht
  • Alle Dokumente anzeigen (Toggle) - zeigt alle bzw. weniger DMS Dokumente in der DMS Factbox an. Die Sichtbarkeitsgrenze kann auf der Seite DMS Einrichtung festgelegt werden. Sie gilt pro (aktuell tiefste) Gruppierungsebene.
  • Alle Ebenen aufklappen (Toggle) - klappt alle Gruppierungsebenen auf bzw. zu.
  • Gruppierungseinstellungen (Dropdown) - bietet Einstellungen für die Gruppierungsebenen an.
    • Erste Gruppierungsebene
      • Jahr - gruppiert die Dokumente nach dem Jahr, in dem sie zuletzt geändert wurden. Zweite Gruppierungsebene ist hier die M-Files Klasse.
      • Jahr und Monat - gruppiert die Dokumente nach dem Jahr und dem Monat, in dem sie zuletzt geändert wurden. Zweite Ebene ist hier die M-Files Klasse.
      • M-Files Klasse - gruppiert die Dokumente nach deren M-Files Klasse. Zweite Ebene ist hier das Jahr.
      • M-Files Klassengruppe - gruppiert die Dokumente nach M-Files Klassengruppe. Zweite Ebene ist hier die M-Files Klasse.
    • Zweite Gruppierungsebene
      • Einblenden/Ausblenden (Toggle) - blendet die zweite Gruppierungsebene ein bzw. aus.

Mehrfach Upload

Neben dem Hochladen einer einzelnen Datei ist auch der gleichzeitige Upload mehrerer Dateien oder ganzer Ordner möglich. Bei Auswahl mehrerer Dateien/Ordner öffnet sich eine Übersichtsseite, die alle hochzuladenden Dateien anzeigt.

Dateianzahl-Limitierung

Die Anzahl Dateien, die auf einmal per Mehrfachupload hochgeladen werden können, wird anhand der Ordnerstruktur bestimmt:
- Gibt es Dateien und Ordner im Stammverzeichnis, werden nur die ersten 100 Dateien im Stammverzeichnis hochgeladen und keine Dateien aus den Unterordnern.
- Gibt es weniger als 100 oder keine Dateien im Stammverzeichnis, werden alle Dateien - ohne Limitierung - aus den Unterordnern hochgeladen.

Upload-Übersichtsseite

• Entscheidung vor dem Upload: Auf der Übersichtsseite kann ausgewählt werden, ob alle oder nur bestimmte Dateien hochgeladen werden sollen. Entfernen oder Setzen eines Häkchens im Feld Datei hochladen steuert die Auswahl.
• Gemeinsame Bearbeitung der Einstellungen: Mehrere Dateien können markiert und gemeinsam bearbeitet oder für den Upload freigegeben werden.

Datei- und Klasseneinstellungen

• Editierbarkeit des Dateinamens: Der Dateiname kann je nach DMS-Tabelleneinrichtung bearbeitet oder festgelegt sein.
• Dokumentklasse: Für jede Datei kann eine spezifische Dokumentklasse ausgewählt werden. Wenn in der DMS-Tabelleneinrichtung eine Standardklasse hinterlegt ist, wird diese automatisch übernommen, kann aber manuell geändert werden.Durch die Aktion [M-Files Klasse auswählen] kann die Klasse für alle markierten Dateien gleichzeitig gesetzt werden.

Duplikatsprüfung

Eine Duplikatsprüfung stellt sicher, dass keine doppelten Dateien hochgeladen werden. Bei identischem Dateinamen zeigt der DMS-Connector an, ob bereits eine Datei mit diesem Namen hochgeladen wurde oder ob Duplikate unter den hochzuladenden Dateien vorhanden sind.

Dateiüberschreibung und Neuerstellung

• Benutzerentscheidung: Wenn in der DMS-Tabelleneinrichtung konfiguriert, kann der Benutzer entscheiden, ob ein vorhandenes Dokument überschrieben oder ein neues erstellt wird.
• Voreinstellungen: Falls die Tabelleneinrichtung eine feste Regel vorgibt (immer überschreiben oder immer neu erstellen), ist diese Entscheidung für den Benutzer nicht veränderbar.

Dokumentenvorschau

Über den Factbox-Bereich kann eine Vorschau unterstützter Dateiformate eingeblendet werden, sodass die Dateien direkt vor dem Upload betrachtet werden können.

Kontextmenü

Über einen Rechtsklick auf eines der hochgeladenen Dokumente lässt sich ein individuelles Kontextmenü mit folgenden Funktionen öffnen:

• Karte - öffnet die Dokumentenkarte in Business Central
• Belegeingang - öffnet den Belegeingangseintrag zum Dokument

• Im Desktop-Client öffnen - öffnet das Dokument im M-Files Desktop-Client

  Neuer Desktop-Client

  Das Öffnen des Dokumentes im neuen M-Files Desktop-Client ist aktuell nicht unterstützt, da die Funktion durch M-Files noch nicht implementiert worden ist.

• Im Web-Client öffnen - öffnet das Dokument im M-Files Web-Client

• In der Standard-App öffnen - öffnet das Dokument mit der Standard-App, die für den Dateityp hinterlegt ist

  Voraussetzung

  Das Öffnen des Dokumentes in der Standard-App über M-Files setzt voraus, dass der M-Files Desktop-Client auf dem Rechner installiert ist.

• Vorschau - öffnet die erweiterte Ansicht und zeigt das Dokument in der Dokumentenvorschau an. Die Aktion ist bei nicht unterstützen Dateitypen deaktiviert.

• Herunterladen - lädt das Dokument herunter
• Workflow-Status aktualisieren - aktualisiert den Workflow-Status des Dokumentes

Übersicht der Gruppierungsebenen

1. Gruppierungsebene	AL Format	Beispiel	2. Gruppierungsebene
Jahr	<Year4>	2024	M-Files Klasse
Jahr und Monat	<Year4>-<Month,2> (<Month Text,3>.)	2024-01 (Jan.)	M-Files Klasse
M-Files Klasse	Text	VK-Rechnung	Jahr
M-Files Klassengruppe	Text	VERKAUF	M-Files Klasse

Benutzerspezifische Einstellungen

Die nachfolgenden DMS Factbox-Einstellungen werden benutzerspezifisch in den Browser-Cookies gespeichert. D.h. jeder Benutzer kann diese Einstellungen so auswählen, wie sie für ihn am besten passen bzw. wie er am wohlsten damit arbeitet.

• Alle/Weniger Dokumente anzeigen (Toggle)
• Alle Ebenen auf-/zuklappen (Toggle)
• Gruppierungseinstellungen - gespeichert wird sowohl die ausgewählte Ebenen-Konstellation als auch, ob die zweite Ebene ein- oder ausgeblendet ist.
• Sortierungseinstellungen - gespeichert wird sowohl die Sortierungseinstellung für die Gruppierungsebenen als auch für die Dokumente, und, ob die M-Files Klassengruppen-Reihenfolge aktiv ist.

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