DMS Connector für Document Capture

Der DMS Connector für Document Capture ist eine Business Central App, die Document Capture mit M-Files verbindet und eine automatisierte Dokumentenarchivierung ermöglicht. Die Lösung erweitert die Standard-Funktionalität von Document Capture um eine vollständige Integration in die M-Files-Dokumentenverwaltung.

Automatisierte Archivierung

Die App archiviert verschiedene Dokumenttypen automatisch in M-Files:

Registrierte Belege: Rechnungen und Gutschriften werden mit Verknüpfung zum entsprechenden Business Central-Beleg archiviert
Abgelehnte Belege: Auch abgelehnte Dokumente werden archiviert, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten
Begleitdokumente: Zusätzliche Dokumente (z.B. Lieferscheine zu Rechnungen) werden automatisch mit dem Hauptbeleg verknüpft
EK-Lieferscheine: Separate Archivierung von Lieferscheindokumenten zu gebuchten Lieferungen mit Unterstützung für Mehrfachzuordnungen

Bei der Archivierung werden automatisch die korrekten M-Files Dokumentklassen und Metadaten gesetzt, ohne dass manueller Aufwand erforderlich ist.

Intelligente Dokumentenverknüpfung

Die Lösung stellt automatisch Verbindungen zwischen verwandten Dokumenten her:

Bestellung zu Rechnung: Dokumente, die zu Bestellungen archiviert wurden, werden automatisch auch mit den daraus entstehenden Eingangsrechnungen verknüpft
Lieferscheine zu Bestellungen: Unterstützung für die Zuordnung von Lieferscheinen zu mehreren Bestellungen
Durchgängiger Dokumentenfluss: Vom Bestellprozess über die Lieferung bis zur Rechnungsverbuchung bleiben alle Dokumente nachvollziehbar verknüpft

Zusätzliche Funktionen

Übernahme des Belegeingangsdatums

Bei E-Mail-Eingang über Document Capture wird das E-Mail-Empfangsdatum automatisch als Belegeingangsdatum in den Business Central-Beleg übernommen.

Nachträgliche Archivierung

Bereits in Document Capture registrierte Belege können nachträglich über Aufgabenwarteschlangenposten in M-Files archiviert werden. Dies ermöglicht die Migration bestehender Dokumente ohne manuelle Nacharbeit.

Begleitdokumente-Verwaltung

Zusätzliche Dokumente, die einem Hauptbeleg zugeordnet sind, werden automatisch mit archiviert und verknüpft. Alle relevanten Dokumente zu einem Geschäftsvorgang bleiben zentral verfügbar.

Genehmigungsteam-Verwaltung

Die Genehmigungsfunktion ermöglicht die automatische Übertragung von Genehmigungsteams zwischen Kreditoren, Document Capture-Belegen und Einkaufsbelegen. Diese Funktion stellt sicher, dass Belege während des gesamten Verarbeitungsprozesses dem richtigen Genehmigungsteam in M-Files zugeordnet werden.

Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

Kreditorenstamm: Im Kreditorenstamm wird ein Genehmigungsteam (DMS Team) hinterlegt
Automatische Übertragung: Bei Zuordnung eines Kreditors zu einem Document Capture Beleg wird das Genehmigungsteam automatisch auf den Beleg übertragen
Dynamische Aktualisierung: Änderungen am Genehmigungsteam eines Kreditors werden automatisch auf alle offenen Document Capture Belege angewendet
Durchgängiger Workflow: Bei der Registrierung wird das Genehmigungsteam auf den erstellten Einkaufsbeleg übertragen und steht für den weiteren Genehmigungsprozess in M-Files zur Verfügung
Optionale Pflichtprüfung: Eine optional aktivierbare Validierung verhindert die Registrierung von Belegen ohne zugewiesenes Genehmigungsteam

Diese Funktion gewährleistet einen konsistenten und nachvollziehbaren Genehmigungsprozess über alle Bearbeitungsstufen hinweg.

Einsatzbereich

Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die:

Document Capture in Business Central bereits nutzen oder einführen möchten
Eine zentrale M-Files-Archivierung mit automatischer Dokumentenverknüpfung benötigen
Manuelle Archivierungsprozesse eliminieren wollen
Compliance-Anforderungen an die Dokumentenverwaltung erfüllen müssen
Einen durchgängigen digitalen Dokumentenfluss im Einkaufsprozess etablieren möchten

Die Integration erfolgt als Build-In Application (App/Extension) für Business Central Online und fügt sich nahtlos in bestehende Prozesse ein.