DMS Connector für Document Capture
Der DMS Connector für Document Capture ist eine Business Central App, die Document Capture mit SharePoint verbindet und eine automatisierte Dokumentenarchivierung ermöglicht. Die Lösung erweitert die Standard-Funktionalität von Document Capture um eine vollständige Integration in die SharePoint-Dokumentenverwaltung.
Automatisierte Archivierung
Die App archiviert verschiedene Dokumenttypen automatisch in SharePoint:
- Registrierte Belege: Rechnungen und Gutschriften werden mit Verknüpfung zum entsprechenden Business Central-Beleg archiviert
- Abgelehnte Belege: Auch abgelehnte Dokumente werden archiviert, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten
- Begleitdokumente: Zusätzliche Dokumente (z.B. Lieferscheine zu Rechnungen) werden automatisch mit dem Hauptbeleg verknüpft
- EK-Lieferscheine: Separate Archivierung von Lieferscheindokumenten zu gebuchten Lieferungen mit Unterstützung für Mehrfachzuordnungen
Bei der Archivierung werden automatisch die korrekten SharePoint-Inhaltstypen und -Metadaten gesetzt, ohne dass manueller Aufwand erforderlich ist.
Flexible Workflow-Konfiguration
Die Archivierung kann je nach Geschäftsprozess zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen:
- Bei Registrierung: Dokumente werden sofort bei der Registrierung in Document Capture archiviert
- Bei Buchung: Archivierung erfolgt erst bei der Buchung des Belegs zu den gebuchten Dokumenten (Gebuchte Einkaufsrechnung, Gebuchte Einkaufsgutschrift)
- Per Hintergrundjob: Zeitgesteuerte Archivierung über Aufgabenwarteschlangenposten
Diese Einstellungen können individuell pro Document Capture-Dokumentenkategorie konfiguriert werden, um unterschiedliche Anforderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen abzubilden.
Intelligente Dokumentenverknüpfung
Die Lösung stellt automatisch Verbindungen zwischen verwandten Dokumenten her:
- Bestellung zu Rechnung: Dokumente, die zu Bestellungen archiviert wurden, werden automatisch auch mit den daraus entstehenden Eingangsrechnungen verknüpft
- Lieferscheine zu Bestellungen: Unterstützung für die Zuordnung von Lieferscheinen zu mehreren Bestellungen
- Durchgängiger Dokumentenfluss: Vom Bestellprozess über die Lieferung bis zur Rechnungsverbuchung bleiben alle Dokumente nachvollziehbar verknüpft
Zusätzliche Funktionen
Übernahme des Belegeingangsdatums
Bei E-Mail-Eingang über Document Capture wird das E-Mail-Empfangsdatum automatisch als Belegeingangsdatum in den Business Central-Beleg übernommen.
Nachträgliche Archivierung
Bereits in Document Capture registrierte Belege können nachträglich über Aufgabenwarteschlangenposten in SharePoint archiviert werden. Dies ermöglicht die Migration bestehender Dokumente ohne manuelle Nacharbeit.
Begleitdokumente-Verwaltung
Zusätzliche Dokumente, die einem Hauptbeleg zugeordnet sind, werden automatisch mit archiviert und verknüpft. Alle relevanten Dokumente zu einem Geschäftsvorgang bleiben zentral verfügbar.
Einsatzbereich
Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die:
- Document Capture in Business Central bereits nutzen oder einführen möchten
- Eine zentrale SharePoint-Archivierung mit automatischer Dokumentenverknüpfung benötigen
- Manuelle Archivierungsprozesse eliminieren wollen
- Compliance-Anforderungen an die Dokumentenverwaltung erfüllen müssen
- Einen durchgängigen digitalen Dokumentenfluss im Einkaufsprozess etablieren möchten
Die Integration erfolgt als Build-In Application (App/Extension) für Business Central Online und fügt sich nahtlos in bestehende Prozesse ein.