Archivierung von Begleitdokumenten im Document Capture Belegjournal
Die Funktion ermöglicht die automatische Archivierung von zusätzlichen Dokumenten, die einem Hauptbeleg zugeordnet sind. Begleitdokumente sind ergänzende Dateien (z.B. Lieferscheine, Anlagen, Bestätigungen), die in Document Capture einem Hauptbeleg zugeordnet werden. Wenn der Hauptbeleg registriert wird, werden alle zugeordneten Begleitdokumente automatisch mit archiviert und in der gleichen SharePoint-Bibliothek wie der Hauptbeleg abgelegt. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente zu einem Geschäftsvorgang zentral verfügbar sind.
Die Verknüpfung erfolgt über das Feld "Zugehörige Belegnr." in Document Capture, in dem die Nummer des Hauptbelegs eingetragen wird. Bei Registrierung des Hauptbelegs werden alle verknüpften Begleitdokumente automatisch in SharePoint archiviert und ebenfalls auf den Status "Registriert" gesetzt. Falls der Hauptbeleg wieder auf "Offen" zurückgesetzt wird, erfolgt dies auch automatisch für alle zugeordneten Begleitdokumente.
Die Funktion steht sowohl für Einkaufs- als auch für Verkaufsbelege zur Verfügung.
Konfiguration
Die Einstellungen werden in der Document Capture Belegkategorie vorgenommen.
- Begleitdokumente aktiviert: Aktiviert die automatische Archivierung von Begleitdokumenten für diese Belegkategorie. Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden bei der Registrierung eines Hauptbelegs alle verknüpften Begleitdokumente automatisch mit archiviert.
Konfiguration für Einkaufsbelege
Die folgenden Inhaltstypen definieren, wie Begleitdokumente zu verschiedenen Einkaufsbelegarten archiviert werden:
- Inhaltstyp für Anhänge von EK-Rechnungen: Legt den SharePoint-Inhaltstyp fest, der für Begleitdokumente zu Einkaufsrechnungen verwendet wird.
- Inhaltstyp für Anhänge von EK-Gutschriften: Legt den SharePoint-Inhaltstyp fest, der für Begleitdokumente zu Einkaufsgutschriften verwendet wird.
- Inhaltstyp für Anhänge von Vorauszahlungen: Legt den SharePoint-Inhaltstyp fest, der für Begleitdokumente zu Vorauszahlungsbelegen verwendet wird.
Bei der Registrierung eines Belegs werden zudem sämtliche Anhänge automatisch mit archiviert. Dabei wird kein Unterschied zwischen manuell abgelegten Anhängen und Anhängen gemacht, die innerhalb einer XML-Datei eingebettet sind.
Konfiguration für Verkaufsbelege
Die folgenden Inhaltstypen definieren, wie Begleitdokumente zu verschiedenen Verkaufsbelegarten archiviert werden:
- Inhaltstyp für Anhänge von VK-Aufträgen: Legt den SharePoint-Inhaltstyp fest, der für Begleitdokumente zu Verkaufsaufträgen verwendet wird.
- Inhaltstyp für Anhänge von VK-Gutschriften: Legt den SharePoint-Inhaltstyp fest, der für Begleitdokumente zu Verkaufsgutschriften verwendet wird.
