Funktionsweise der Lösung

Die primäre Entwicklung des DMS Connectors für Document Capture findet als Build-In Application (App) bzw. Extension in Business Central Online statt. Der Funktionsumfang des DMS Connectors für Document Capture lässt sich in drei Hauptfunktionen einordnen:

Integration mit Document Capture für die Belegerfassung und automatische Dokumentenarchivierung
Verknüpfung von Dokumenten mit Einkaufs- und Verkaufsvorgängen in Business Central
Automatische Archivierung von Belegen zu verschiedenen Zeitpunkten im Geschäftsprozess

Die Lösung basiert auf einer Erweiterung der Document Capture Funktionalität und integriert diese nahtlos mit dem DMS Connector für SharePoint. Die Architektur besteht aus folgenden Hauptkomponenten:

Archivierung registrierter Belege

Dokumente, die über Document Capture erfasst und registriert werden, können automatisch bei der Registrierung in SharePoint archiviert werden. Die Archivierung erfolgt mit Verknüpfung zum entsprechenden Einkaufs- oder Verkaufsbeleg in Business Central.

Archivierung abgelehnter Belege

Belege, die in Document Capture abgelehnt werden, können automatisch in SharePoint archiviert werden. Dies ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung auch von nicht registrierten Dokumenten.

Archivierung von Begleitdokumenten

Zusätzliche Dokumente, die einem Hauptbeleg zugeordnet sind (z.B. Lieferscheine zu einer Rechnung), können automatisch mit archiviert und verknüpft werden. Diese Verknüpfung ermöglicht es, alle relevanten Dokumente zu einem Geschäftsvorgang zentral verfügbar zu halten.

Nachträgliche Archivierung per Job

Sollten Sie bereits Document Capture nutzen, aber bisher noch keine Archivierung in SharePoint über den DMS Connector eingerichtet haben, können bereits registrierte Belege nachträglich archiviert werden. Über Aufgabenwarteschlangenposten werden die in Document Capture registrierten Dokumente nachträglich in SharePoint archiviert und mit den entsprechenden Business Central Belegen verknüpft.

Übernahme des Belegeingangsdatums (E-Mail)

Wenn Belege per E-Mail empfangen und über Document Capture verarbeitet werden, kann das E-Mail-Empfangsdatum automatisch als Belegeingangsdatum in den Business Central Beleg übernommen werden.

Archivierung von EK-Lieferscheinen

Lieferscheindokumente können automatisch zur entsprechenden gebuchten Lieferung in Business Central archiviert werden. Die Lösung unterstützt auch die Zuordnung zu mehreren Bestellungen.

Verlinkung von Bestelldokumenten zur Rechnung

Dokumente, die zu Bestellungen archiviert wurden, werden automatisch auch mit den daraus entstehenden Eingangsrechnungen verknüpft. Dies ermöglicht einen durchgängigen Dokumentenfluss vom Bestellprozess bis zur Rechnungsverbuchung.

Archivierung bei Buchung

Alternativ zur Archivierung bei Registrierung können Einkfaufsdokumente auch erst bei der Buchung des Belegs archiviert werden. In diesem Fall werden die Dokumente direkt zu den gebuchten Belegen (Gebuchte Einkaufsrechnung, Gebuchte Einkaufsgutschrift) in SharePoint archiviert.

Integration in den Geschäftsprozess

Die Lösung integriert sich nahtlos in den Standard Business Central Prozess:

Dokumenteneingang: Dokumente werden über Document Capture erfasst
Erfassung und Validierung: Automatische Erkennung und manuelle Prüfung der Belegdaten in Document Capture
Registrierung: Bei Registrierung erfolgt die Erstellung des BC-Belegs und die Archivierung in SharePoint
Verknüpfung: Automatische Verlinkung zu verwandten Belegen (Bestellung ↔ Rechnung)

Die Einrichtung der einzelnen Funktionen können Sie im Reiter Installation und Einrichtung nachschlagen.