Vertreter-App (TSO.SubstituteUserMgt)

Mit der Vertreter-App können Abwesenheiten ganz einfach verwaltet werden. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, direkt in M-Files eine Vertretung zu benennen und einen Abwesenheitszeitraum festzulegen, in dem alle zugewiesenen Aufgaben automatisch an die Vertretung weitergeleitet werden. Sobald die abwesende Person wieder verfügbar ist, kehren offene Aufgaben wieder zurück an den ursprünglichen Verantwortlichen.

Die zentralen Funktionen und Vorteile im Überblick:

Einfache Vertretungseinstellung: In wenigen Klicks kann in der App eine Vertretung festgelegt und der Zeitraum der Abwesenheit definiert werden – ganz ohne zusätzliche Verwaltungsprozesse.
Automatische Weiterleitung von Aufgaben: Während des Abwesenheitszeitraums werden alle neuen Aufgaben automatisch an die Vertretung übergeben. Dies sorgt für nahtlose Abläufe und stellt sicher, dass keine Aufgaben unerledigt bleiben.
Rückführung bei Rückkehr: Sobald die abwesende Person wieder verfügbar ist, werden alle offenen Zuweisungen automatisch zurückübertragen, sodass keine Zuständigkeit verloren geht und alle Beteiligten auf dem neuesten Stand bleiben.
Verbesserte Effizienz und Transparenz: Die App minimiert Verzögerungen und fördert effiziente Teamarbeit, da alle Aufgaben während der Abwesenheit in guten Händen sind.

Verwendung der Vertreter-App

Nach Abschluss der Konfiguration ist die Vertreter-App bereit zur Nutzung. Bei Abwesenheit eines Mitarbeitenden ist es lediglich erforderlich einen Vertreter und den Abwesenheitszeitraum zu hinterlegen. Die Eigenschaft "Vertreter aktiv" wird automatisch durch das Skript beim Erkennen einer Abwesenheit bzw. nach Ablauf der Abwesenheit gesetzt.

Konfigurationsanleitung

Zur Installation der App beachten Sie den unter App-Installation in M-Files aufgeführten Leitfaden.

Hinweis: sämtliche für die Vertreter-App benötigten Objekte, Klassen und Eigenschaften sind in unserem vorkonfigurierten Vault bereits enthalten.

Active – schaltet die App-Funktionalität ein/aus
Max. Anzahl Mitarbeiter pro Durchlauf – legt fest, wie viele Mitarbeiter-Objekte je Skript-Durchlauf auf Abwesenheit überprüft werden (Standardwert: leer, alle Mitarbeiter werden überprüft)
Schedule – gibt an, wie oft und wann geprüft wird, ob Mitarbeiter abwesend sind (Default: einmal pro Stunde)
Type – zur freien Konfiguration der Zeitpunkte, zu denen das Skript läuft
- None – das Skript läuft nie
- Interval – wenn das Skript in regelmäßigen Zeitabständen laufen soll
- Run on vault start – soll das Skript bei Vaultstart (zusätzlich zu den konfigurierten Zeitpunkten) laufen?
- Schedule
  - Trigger – gibt an, ob das Skript nie, täglich, wöchentlich oder monatlich laufen soll. Erfordert zusätzlich die Konfiguration bestimmter Tage und/oder Zeiten
Logging Configuration
Mitarbeiter (Obj.) – das Mitarbeiter-Objekt
Mitarbeiter (Class) – die Mitarbeiter-Klasse

Die folgenden Eigenschaften müssen bei der Mitarbeiter-Klasse angelegt worden sein!

M-Files Benutzer – Einfachauswahl, die auf den M-Files Benutzer verweist
Vertreter aktiv - Wahrheitswert
Zugewiesen zu (Standardeigenschaft) – gibt an, an wen die aktuelle Zuweisung erfolgt ist
Ursprünglich zugewiesen zu – gibt an, an wen die erste Zuweisung erfolgt ist (Mehrfachauswahl aus der Benutzer-Liste)
Abwesend ab – Datumswert ab dem der Mitarbeitende abwesend ist
Abwesend bis – Datumswert ab dem der Mitarbeitende wieder anwesend ist

Systemanforderungen

Zur vollständigen Funktionalität der Vertreter-App ist die aktuellste M-Files-Version erforderlich.