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Löschfristenkonzept (TSO.RG_RetentionManagement)

Verwendung und Nutzen der Löschfristen-App

Das Löschfristenkonzept bietet Ihrem Unternehmen eine komfortable Lösung, die das Datenmanagement vereinfacht und gleichzeitig sicherstellt, dass alle Daten im Rahmen der geltenden Richtlinien und Unternehmensanforderungen verwaltet werden.

  • Automatisiertes Löschen: Das System löscht Dokumente und Objekte automatisch nach individuell festlegbaren Regeln und Fristen.
  • Konfigurierbare Regeln: Nutzer können spezifische Regeln für unterschiedliche Dokument- und Objektarten anlegen, um branchenspezifische und gesetzliche Anforderungen präzise zu erfüllen.
  • DSGVO-Konformität: Das Tool ermöglicht es Unternehmen, den Datenschutzanforderungen zu entsprechen und vermeidet durch automatische Löschung unnötige Datenspeicherung.
  • Effiziente Datenverwaltung: Durch das automatisierte Löschen entfallen manuelle Prozesse, die Zeit und Ressourcen binden, und die Datenbestände bleiben schlank und aktuell.

Konfigurationsanleitung

Zur Installation der App beachten Sie den unter App-Installation in M-Files aufgeführten Leitfaden.

  • Logging Configuration
  • Application Enabled - schaltet die Funktionalität ein/aus
  • Revision Frequency - zur Konfiguration der Zeitpunkte, zu denen das Skript läuft
  • Type
    • None – das Skript läuft nie
    • Interval – wenn das Skript in regelmäßigen Zeitabständen laufen soll
    • Run on vault start – soll das Skript bei Vaultstart (zusätzlich zu den konfigurierten Zeitpunkten) laufen?
    • Schedule - gibt an, wie oft und wann geprüft wird, ob Dokumente/Objekte zum Löschen vorliegen
      • Trigger – gibt an, ob das Skript nie, täglich, wöchentlich oder monatlich laufen soll. Erfordert zusätzlich die Konfiguration bestimmter Tage und/oder Zeiten
  • Revision Configuration - zur Definition von Löschregeln
    • Enabled - aktiviert/deaktiviert die Regel
    • Description - ermöglicht die Benennung der Regel
    • Filter - ermöglicht das Filtern auf bestimmte Klassen und/oder Eigenschaften

Systemanforderungen

Zur vollständigen Funktionalität des Löschfristenkonzepts ist die aktuellste M-Files-Version erforderlich.