Genehmigungsteams im Document Capture Belegjournal

Die Genehmigungsfunktion ermöglicht die Übertragung eines Genehmigungsteams zwischen Kreditoren, Document Capture-Belegen und Einkaufsbelegen. Diese Funktion stellt sicher, dass Belege automatisch dem richtigen Genehmigungsteam in M-Files zugeordnet werden und während des gesamten Verarbeitungsprozesses nachverfolgt werden können.

Im Kreditorenstamm wird ein Genehmigungsteam (DMS Team) hinterlegt. Bei Zuordnung eines Kreditors zu einem Document Capture Beleg wird das Genehmigungsteam automatisch auf den Beleg übertragen. Wenn das Genehmigungsteam am Kreditor geändert wird, werden alle offenen Document Capture Belege automatisch aktualisiert. Bei der Registrierung wird das Genehmigungsteam auf den erstellten Einkaufsbeleg übertragen und steht somit für den weiteren Genehmigungsprozess in M-Files zur Verfügung. Optional kann eine Pflichtprüfung aktiviert werden, die die Registrierung von Belegen ohne zugewiesenes Genehmigsteam verhindert.

Es ist auch möglich, das Genehmigungsteam im Belegkopf anzugeben. Änderungen des Genehmigungsteams im Belegkopf oder am CDC-Dokument werden miteinander synchronisiert.

Konfiguration

Document Capture Belegkategorie

Die grundlegenden Einstellungen werden in der Document Capture Belegkategorie vorgenommen:

• Genehmigung aktiviert: Aktiviert die Genehmigungsfunktion für diese Belegkategorie. Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird das Genehmigsteam zwischen Kreditoren und Belegen synchronisiert.
• Genehmigungsteam erforderlich: Macht die Angabe eines Genehmigungsteams zur Pflicht vor der Registrierung. Wenn dieses Feld aktiviert ist, können Belege ohne zugewiesenes Genehmigsteam nicht registriert werden.

Kreditorenstamm

Im Kreditorenstamm kann das zuständige Genehmigsteam konfiguriert werden:

• Genehmigungsteam: Ordnet das DMS Team zu, das für die Genehmigung von Belegen dieses Kreditors verantwortlich ist. Diese Zuordnung wird automatisch auf alle zugehörigen Document Capture-Belege übertragen.